Whistleblowing - Hinweisgeberschutz im Unternehmen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 02.07.2023 in Kraft getreten. Nun müssen alle Unternehmen im laufenden Jahr 2023 die Vorgaben des neuen Gesetzes umsetzen, ansonsten drohen Bußgelder.Besondere Aufgabenstellungen treffen vor allem private Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten. Diese müssen Meldestellen und Prozesse einrichten, Kommunikationskanäle schaffen, Mitarbeiter und Führungskräfte informieren und schulen, sowie Konzepte zum Umgang mit gemeldeten Fällen entwickeln.Aber auch alle anderen, kleineren Unternehmen müssen sich Gedanken darüber machen, wie sie sicherstellen, dass von Hinweis-Fällen betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - sowohl die Hinweisgeber als auch diejenigen, denen Regelverstöße vorgeworfen werden - im Sinne des Gesetzes geschützt und die Vorgänge schnell und adäquat bearbeitet werden.Die knappe Zeit bis zum Ablauf der Umsetzungsfrist ist schnell vorbei und sollte genutzt werden, denn das Vorhandensein entsprechender Einrichtungen wird zukünftig Gegenstand bei Compliance-Prüfungen in Unternehmen sein.Der Leitfaden unterstützt bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.Die Autoren führen durch die wesentlichen Inhalte des Gesetzes, zeigen zwingend notwendige Aufgaben und Gestaltungsalternativen auf und liefern Checklisten und Maßnahmenpakete zur Einrichtung eines betriebsinternen Meldesystems. Diese - vor allem am Gesetzeswortlaut und ersten praktischen Erfahrungen orientierten - Arbeitshilfen werden ergänzt um Überlegungen zur Einführung der neuen Einrichtungen, zur Kommunikation im Unternehmen und Gedanken zur Unternehmenskultur. Die Verantwortlichen im Unternehmen werden so in die Lage versetzt, zusammen mit ihrer Steuerberaterin oder ihrem Steuerberater einen auf das Unternehmen zugeschnittenen, umfangreichen Schutz von Hinweisgebern nach den Vorgaben des Gesetzes umzusetzen.

1 Einführung und einige grundlegende Definitionen1.1 Begriffsbestimmung des Whistleblowers, Hinweisgebers und der geschützten Informationen1.2 Historische und aktuelle Beispiele1.3 Notwendigkeit des Whistleblower- bzw. Hinweisgeberschutzes1.4 Für die Allgemeinheit wichtige Informationen im Konflikt mit Vertraulichkeitspflichten2 EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz2.1 Entstehungsgeschichte2.2 Diskussionen in Politik und Interessensgruppen2.3 Wesentliche Inhalte der EU-Richtlinie3 Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Deutschland4 Hinweisgeberschutzgesetz4.1 Vorbemerkung4.2 Die Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)4.3 Geschützte Personen4.3.1 Arbeitnehmer & sonstige Mitarbeiter4.3.2 Geschäftspartner & Dritte4.3.3 Sachlicher Anwendungsbereich - Meldung von Rechtsverstößen4.3.4 Nicht geschützte Personen, Wegfall des Hinweisgeberschutzes4.4 Meldestelle - Verpflichtung für wen?4.5 Verpflichtung für Unternehmen4.5.1 Bedeutung der Unternehmensgröße4.5.2 Sonstige Unternehmen4.5.3 Behörden4.6 Keine Meldestelle eingerichtet - Bußgelder4.6.1 Zeitplan - ab wann müssen Unternehmen handeln?4.6.2 Längere Frist für kleine Unternehmen4.6.3 Anonyme Hinweise4.7 Möglichkeit des "Outsourcing"4.8 Gemeinsame Meldestellen mehrerer Unternehmen4.9 Selber machen oder ausgliedern?5 Konkrete Pflichten für Unternehmen aus dem HinSchG5.1 Verbot von Repressalien5.2 Einrichtung einer Meldestelle im Unternehmen5.2.1 Interne Meldestelle - Externe Meldestelle - Offenlegung5.2.2 Meldekanäle/interne Meldestellen - Begriffsbestimmung5.2.3 Konkurrenz der Meldestellen/Meldewege5.2.4 Interesse des Arbeitgebers an Nutzung des internen Meldekanals5.2.5 Anforderungen an die Meldekanäle5.2.6 Vertraulichkeit von Meldekanälen5.2.7 Sonderfall anonyme Hinweise5.3 Bestimmung eines Mitteilungsempfängers5.3.1 Person des Mitteilungsempfängers5.3.2 Qualifikation der Mitteilungsempfänger5.3.3 Personalabteilung als Mitteilungsempfänger und Meldestelle?5.3.4 Betrieb der internen Meldestelle durch Dritte5.3.5 Gemeinsamer Betrieb von Meldestellen5.4 Aufgaben der Meldestelle5.4.1 Informationspflichten/Schulungen5.4.2 Mitarbeiterinformation5.4.3 Information der Führungskräfte5.4.4 Beteiligung des Betriebsrates5.4.5 Information von Dritten außerhalb des Unternehmens5.5 Verfahren für die Behandlung von Mitteilungen5.5.1 Notwendige Maßnahmen zur Behandlung von Hinweisen5.5.2 Fristen5.5.3 Folgemaßnahmen,
¿18 HinSchG5.5.4 Ablaufplan nach Hinweis5.6 Anbindung an das Compliance-Management-System5.7 Haftung des Unternehmens bei Verstößen gegen das HinSchG5.7.1 Geldbußen5.7.2 Schadensersatz5.8 Verbot abweichender Vereinbarungen6 Sonderfall: Sexualisierte Gewalt6.1 Einführung, Beispielfall6.1.1 Definition, ein paar Zahlen6.2 Anwendbarkeit des HinSchG6.3 Die psychologischen Fragestellungen6.4 Kompetenzen der Meldestelle6.5 Kritischer Schutzbereich des Gesetzes6.5.1 Repressalienverbot6.5.2 Schutz der Überbringer schlechter Botschaften?6.6 Gefahr des Missbrauchs weitergehende Schäden7 Interne¿Kommunikation - Exkurs:¿Unternehmensführung7.1 Vertrauensbildung7.2 Unternehmensführung, Wertekultur, Unternehmenskultur7.3 Kommunikative Maßnahmen7.3.1 Einrichtung der Meldestelle7.3.2 Im laufenden Betrieb8 Schlussbemerkung